Portable Document Format

Was ist PDF?

Das Portable Dokument Format (PDF) ist ein proprietäres, aber offen dokumentiertes Dateiformat, das plattformübergreifend für druckbare Dokumente verwendet werden kann. Es wurde von der US-Softwarefirma Adobe Systems entwickelt und 1993 mit Acrobat 1 veröffentlicht. PDF ist im PDF Reference Manual von Adobe dokumentiert.

Warum PDF?

PDF wurde entwickelt, um Dokumente über Computerplattform-Grenzen hinweg weiterzugeben. Dabei bleiben sowohl die Inhalte als auch das Layout erhalten. Es existiert für nahezu alle Plattformen freie Software zur Darstellung und zum Drucken von PDF-Dokumenten.

Zusammenspiel von PDF und PostScript

PDF ist aus der Druckersprache PostScript hervorgegangen. PostScript wurde, ebenso wie PDF, von Adobe Systems entwickelt. Beide Standards sind eng miteinander verbunden. Das zeigt sich z.B. dadurch, dass jeder PDF-Konverter auf einen PostScript-Druckertreiber angewiesen ist. Zudem ist eine verlustfreie Umwandlung von PostScript zu PDF und umgekehrt jederzeit möglich.

Vorteile von PDF

• Beibehaltung der Darstellungsqualität des Originals:

  PDF-Dateien behalten Schriftarten, Farben, Bilder, Grafiken und Layout jedes Ursprungsdokuments bei - unabhängig davon, welche Anwendung und Plattform bei der Erstellung eingesetzt wurden. Die Dokumente können beliebig viele Seiten umfassen, wobei jede Seite auf eine maximale Seitengröße von 508 x 508 cm beschränkt ist.

• Flexibler Austausch von Dokumenten:

  PDF-Dokumente können von jedem Anwender weitergegeben, angezeigt und gedruckt werden – unabhängig von System, Software-Plattform, Ausgangsanwendung oder verfügbaren Schriftarten. Adobe bietet kostenfreie Software, den Acrobat Reader, zum Lesen von PDF-Dokumenten an. Das gesamte Softwarepaket Adobe Acrobat, mit dem es möglich ist, PDF-Dateien auch zu erstellen, ist allerdings kostenpflichtig. Für eine große Anzahl an Betriebssystemen existieren auch eine Reihe z. T. kostenfreier Alternativen, die jedoch im Funktionsumfang variieren.

• Zusätzliche Funktionalitäten:

  Mit den neueren Versionen des PDF-Formats sind auch einige Zusatzfunktionalitäten ergänzt worden. Z.B. können PDF-Dokumente mit Notizen, Kommentaren und Dateianhängen versehen oder Formulareinträge abgespeichert werden. Zudem ist es möglich, das PDF-Dokument digital zu signieren, was besonders für den Einsatz im E-Government notwendig ist.

• Sicherer Austausch von Dokumenten:

  PDF-Dateien können mit einem Kennwortschutz versehen werden, um das unbefugte Ändern oder Nutzen der Inhalte zu verhindern. Außerdem lassen sich Rechte zur Verwendung zusätzlicher Funktionalitäten vergeben.

  Im Gegensatz zu Microsoft-Office-Dateien spielen die Sicherheitsbedenken in Bezug auf mögliche Viren bei PDF zurzeit noch keine Rolle. Es gibt zwar bereits erste PDF-Viren, doch diese benötigen derzeit noch ein installiertes Acrobat und nicht nur den Reader, um aktiv zu werden. Außerdem geben PDF-Dokumente weniger sensible Informationen über ihre Erstellung preis als Microsoft Word-Dokumente.

• Hohe Benutzerfreundlichkeit:

  PDF-Dateien sind kompakt und lassen sich daher problemlos austauschen. Aus vielen Anwendungen heraus kann eine PDF-Datei einfach per Mausklick auf eine Schaltfläche erstellt werden, z.B. in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint sowie aus fast allen Anwendungen, die über eine Druckfunktionalität verfügen.

  Es besteht zudem die Möglichkeit, PDF-Dateien nach Wörtern, Lesezeichen und Datenfeldern zu durchsuchen. Dies ist entweder durch die Textsuche im einzelnen Dokument oder durch die Volltextrecherche innerhalb einer PDF-Dokumentensammlung möglich.

• Zugänglichkeit:

  Das PDF-Format ermöglicht das Erstellen, Verwalten und Bereitstellen barrierefrei zugänglicher Inhalte.

• Interaktivität:

  Als interaktives Dokument bietet PDF weitere Möglichkeiten, den Lesekomfort zu verbessern. Beispielsweise können Präsentationen automatisiert oder Bestellungen direkt aus dem Dokument über das Internet verschickt werden.

• Eingebettete Schriftarten:

  Es ist nicht immer nötig, die im PDF verwendete Schriftart zusätzlich im Dokument mitzuliefern, denn alle Acrobat-Reader-Versionen kennen plattformunabhängig bereits 14 relevante Grundschriftarten. Dadurch wird der Speicherverbrauch verringert.

• Linearisierung:

  Es ist möglich, PDF-Dokumente zu linearisieren, d.h. der Reader zeigt die ersten Seiten an, sobald die ersten Kilobytes übertragen sind. Dem Leser ist es so möglich, z.B. über das Inhaltsverzeichnis gezielt Seiten anzuspringen, ohne dass das gesamte Dokument dazu geladen sein muss.

Nachteile von PDF

• Dateigröße:

  Die verwendete Auflösung hat einen großen Einfluss auf die Dateigröße. Eine Auflösung von 72 dpi ist ausreichend für eine Darstellung auf dem Monitor. Wird jedoch bei der Darstellung oder für den Druck eine hohe Qualität erwartet, ist eine höhere Auflösung nötig. Jedoch lässt eine höhere Auflösung die Dateigröße - besonders bei Dokumenten mit Grafiken - stark steigen.

• Nur begrenzt zur Weiterverarbeitung von Dokumenten geeignet:

  Das Format von PDF lässt sich nicht mit den Formaten von Textverarbeitungsprogrammen vergleichen. Abgesehen von der Notiz- und Kommentarfunktion eignet sich PDF nur begrenzt zur Weiterverarbeitung von Dokumenten. Es ist allerdings möglich, z.B. Tippfehler zu entfernen.

• Kosten:

  Adobe bietet keine kostenfreie Software zum Erstellen von PDF-Dokumenten an. Kostenfreie Alternativen variieren im Funktionsumfang und in der unterstützten PDF-Version.

Kostenfreie Programme zum Erstellen von PDF-Dokumenten sind beispielsweise:

• Mac OS X (in der aktuellen Version des Apple-Betriebssystems kann aus allen Programmen, die eine Druckfunktion besitzen, auch ein PDF-Dokument erzeugt werden)
• OpenOffice.org
• KOffice

Eine Reihe von kommerziellen Programmen erlaubt es, direkt aus der Anwendung PDF-Dateien zu erstellen, z.B.:

• Adobe Photoshop
• CorelDRAW
• Corel WordPerfect
• QuarkXPress
• [Microsoft WORD]

Literatur

• Adobe Systems Incorporated, online verfügbar unter: http://www.adobe.de, letzter Zugriff am 29.08.2011
• Schmöller, Stefan (2002): PDF-Optimierung. Online verfügbar unter: http://www.tecchannel.de/entwicklung/grundlagen/402023/, letzter Zugriff am 29.08.2011

Verwandte Begriffe

• Ausgabeformat