Archiv/Bibliothek/Dokumentation

Begriffserklärungen

Archiv: Unter einem Archiv (v. lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude) versteht man üblicherweise eine - meist auf Dauer angelegte - Sammlung von Unterlagen oder Informationen, als auch die Gebäude, Räumlichkeiten oder Institutionen, in denen diese aufbewahrt werden. In der Computertechnik werden auch Dateitypen, die andere Dateien umfassen, Archiv genannt.

Bibliothek: Eine Bibliothek (griechisch ?????????? - Büchersammlung) ist eine Institution, eine öffentliche Einrichtung. Eine Bibliothek sammelt literarisches Schriftgut unabhängig vom Medium (d.h. nicht nur Bücher, sondern auch zunehmend CD-ROMs, Hörbücher und Videos; die Deutsche Nationalbibliothek spricht heute deshalb von "Medienwerken"), erschließt es (Indexierung etc.) und stellt es der Öffentlichkeit zur Verfügung. Oft gehört auch das Bewahren von Dokumenten zu den Aufgaben.

Dokumentation: Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Ziel der Dokumentation ist es, die dokumentierten Objekte gezielt auffindbar zu machen.

Dokumente können Fachbücher, Zeitschriftenartikel oder sonstige Druckschriften sein, aber auch Bücher, Filme und Ähnliches. Um den Aspekt der Information, um die es letztendlich geht, zu betonen, wird meist von Information und Dokumentation gesprochen (IuD).

Einführung in die Tätigkeitsbereiche

Archiv

Das Archiv sammelt, erfasst, bewertet und sondert Dokumente aus, die für eine dauerhafte Aufbewahrung in Frage kommen. Die Hauptmenge der Archivalien besteht aus Unikaten wie Urkunden, Dokumenten und Aufzeichnungen, die der Tätigkeit von Regierungen, Behörden oder Gerichten entstammen und im laufenden Betrieb nicht mehr gebraucht werden.

Es handelt sich meist um hand- oder maschinell geschriebene Einzelstücke. Die Archive ordnen und erschließen diese Materialien und stellen ihren Bestand für die historische und juristische Forschung zur Verfügung. Für die Wissenschaft sind die Staats- und Stadtarchive am bedeutendsten.

Archive sind für die Sicherung des Schriftgutes ihrer Trägerorganisationen zuständig. Träger von Archiven sind der Bund, die Länder, Kreise und Kommunen, Kirchen, Parteien, Hochschulen, Wirtschaftsunternehmen etc.

Bibliotheken

Die Aufgaben einer Bibliothek bestehen im Sammeln, Erschließen und Vermitteln von Büchern und anderen Publikationsformen, wie Zeitschriften, Tonträgern, Bildmaterialien, Mikroformen, elektronischen Publikationen.

Das Bibliothekswesen gliedert sich in zwei Bereiche: Die öffentliche Bibliothek und die wissenschaftliche Bibliothek.

Die öffentlichen Bibliotheken wie z.B. die Stadt- und Gemeindebibliotheken sind aus öffentlichen Mitteln finanziert und wenden sich an die gesamte Bevölkerung und dienen der Information in den Bereichen Aus-, Fort- und Weiterbildung, Unterhaltung und Freizeitgestaltung.

Die wissenschaftlichen Bibliotheken, wie Universitäts-, Staats- oder Spezialbibliotheken, bieten ihre Dienstleistungen für wissenschaftliche und berufliche Zwecke an; sie dienen vorwiegend der Forschung, der Lehre, dem Studium oder dem Bedarf von Firmen, Behörden und Organisationen.

Der Bestand einer Bibliothek kann zum einen als Leihbestand von den Benutzern für eine bestimmte Frist entliehen werden oder als Präsenzbestand nur in den Räumen der Bibliothek eingesehen werden. Je nachdem, ob die Medien einer Bibliothek ausgeliehen werden können oder nicht, unterscheidet man zwischen Leihbibliothek und Präsenzbibliothek, wobei in der Regel beide Formen in einer Bibliothek vorkommen.

Zu den bedeutendsten Bibliotheken weltweit gehören die großen Nationalbibliotheken:

• Library of Congress in Washington D.C.
• British Library in London
• Saltykow-Schtschdrin-Bibliothek in St. Petersburg
• Bibliothèque nationale de France in Paris

siehe auch => Bibliotheken_heute

Dokumentation (IuD)

Als Begründer der modernen Dokumentationswissenschaften und Pionier des Informationsmanagements wird Paul Otlet (* 23. August 1868 in Brüssel, † 10. Dezember 1944) bezeichnet.

Information und Dokumentation (IuD) sind die zentralen Begriffe der Informationswissenschaft.
Man gelangt am leichtesten an Informationen, wenn das Gebiet, über welches man sich informieren will, gut dokumentiert ist.

Zu beachten sind zwei Aspekte des Tätigkeitsfeldes IuD: Zum einen das Sammeln, Erfassen, Erschließen, Ordnen und Speichern von Dokumenten und zum andern das Aufsuchen, Ermitteln, Nachweisen, die Förderung der Kenntnis und das Vermitteln der in den Dokumenten enthaltenen Informationen.

Das Speichern von Informationen wird als „Information Storage“ und das Wiederauffinden der gespeicherten Informationen als „Retrieval“ oder „Information Retrieval“ bezeichnet.

Die Tätigkeit von IuD-Einrichtungen erstreckt sich in erheblichem Umfang auf Literaturdokumentation und Information. Im IuD-Bereich werden nicht nur literarische Dokumente (Bücher, Periodika, Zeitungsaufsätze, Firmen- und Patentschriften) erfasst und erschlossen, sondern vielfach auch nicht-veröffentlichte schriftliche und graphische Dokumente (Aktenstücke, Krankenblätter, Bauzeichnungen, Photos) sowie sonstige Materialien und Objekte (audiovisuelle Medien, Museumsexponate).

Im zunehmenden Maße werden im IuD-Wesen Fakten und Zahlen aus den Bereichen Wirtschaft, Recht, Verwaltung und vor allem aus den Naturwissenschaften, der Medizin und Technik gespeichert und vermittelt (Statistikdaten, Rechtsnormen, Eigenschaften chemischer Stoffe, technische Messwerte, medizinische Befunddaten, Arzneimitteldaten).

Vgl. auch Technische Redaktion

Einige Definitionen aus der Sicht von Informationswissenschaftlern

„Historisch gesehen, ist Dokumentation nichts anderes als die Weiterentwicklung der bibliothekarischen Arbeit.“ (Horst Kunze)

Elemente wie „sammeln, ordnen, verfügbar machen“ sind in der Definition der Dokumentation von Paul Otlet („réunir, classer et distribuer“) und in der der Bibliothek wieder zu finden.

Hans-Christoph Hobohm: „Die reine Ausprägung „des Archivs“ oder „der Bibliothek“ gibt es nicht.“

Meisner, Otto, 1955: "Archivare und Bibliothekare stehen beide im Dienst der Dokumentation."

Barlen, Sigrid, 1966: "Archive, Bibliotheken und Dokumentationsstellen sind nicht mehr voneinander zu trennen, sondern gehören im Grunde zu einer Einheit mit verschiedenen Schwerpunkten."

Unterschiede

Archiv:

• Archive sind aus der Verwaltung heraus entstanden.
• Das Archiv hält Dokumentation zur Interpretation bereit.
• Begriff: Institution mit Magazin, Werkstätten und Benutzungsbereich.
• Werkzeug: Dokumentenermittlung anhand von Findbüchern.

Bibliothek:

• Bibliotheken entstanden als Sammlungen von Wissen für die Fürsten und später als Teil der Bildungspolitik des Staates für die Bürger.
• Die Bibliothek hält Bücher zur Information bereit.
• Begriff: Institution mit Magazin, Ausleih- und Lesebereich.
• stellt ein Informationszentrum für die Öffentlichkeit dar.
• Werkzeug: Suche von Informationen in Katalogen.

Dokumentation:

• Dokumentation entstand nach dem 1. Weltkrieg als Berufszweig der Bibliothekare für die gezielte Beantwortung wissenschaftlicher, technischer oder wirtschaftlicher Fragen anhand des vorhandenen Wissens.
• Die Dokumentation schildert Tatsachen direkt und indirekt.
• Begriff: Zusammenstellung von Informationen.
• Werkzeug: Indizes, Abstracts.

Quellen

Internetquellen

• T-Rex Suchportal, Fachrichtung 5.6 Informationswissenschaft, Universität des Saarlandes: Die Informationswissenschaft in Begriffen:

• "Dokumentation": online verfügbar unter: http://server02.is.uni-sb.de/trex/index.php?query=dokumentation&id=&suche=Y
• "Archiv": online verfügbar unter: http://server02.is.uni-sb.de/trex/index.php?query=archiv&id=2.1.1.4.&suche=Y
• "Bibliothek": online verfügbar unter: http://server02.is.uni-sb.de/trex/index.php?query=bibliothek&id=2.5.1.2.1.&suche=Y

• Umstaetter , Walther (1997): Die digitale Bibliothek: online verfügbar unter: http://www.ib.hu-berlin.de/~wumsta/adlhof.html (27.03.2006)
• Unterschiede zwischen Archiv, Bibliothek und Dokumentation, online verfügbar unter: http://www.adfontes.unizh.ch/download/Archiv-Bibliothek-Doku.pdf (27.03.2006)

Literatur

• Hobohm, Hans-Christoph (2004): Bibliotheken. In: Kuhlen, Rainer; Thomas Seeger, Dietmar Strauch (Hrsg.): Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. München: K. G. Saur, 505-508.
• Luckhardt, H.-D.: Information und Dokumentation. Online verfügbar unter: http://is.uni-sb.de/studium/handbuch/kap10.php (27.03.2006)
• Menne-Haritz, Angelika (2004): Archive. In: Kuhlen, Rainer; Thomas Seeger, Dietmar Strauch (Hrsg.): Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. 492.
• Rogalla von Bieberstein, Johannes (1975): Archiv, Bibliothek und Museum als Dokumentationsbereiche. In: Bibliothekspraxis, Bd. 16, München, 9-15.