Planungssystem

Unter diesen Systemen versteht man “A category of groupware software which enables people to maintain electronic diaries and calendars so that colleagues can automatically check on their availability and also automatically schedule meetings and the resources for those meetings” (Bate, S.222). Sie unterstützen die Verwaltung und Koordination von Aktivitäten und Ressourcen. Die Voraussetzung für den Einsatz eines solchen Systems ist der konsequente Eintrag der Termine durch alle Gruppenmitglieder in einen elektronischen Kalender mit verschiedenen Sichtbarkeitsgraden. Die Nutzung eines Planungssystems kann folgenden Ablauf haben: Der Organisator einer Sitzung legt zunächst die Teilnehmerzahl fest, worauf das System ihm mögliche Termine für ein gemeinsames Treffen anzeigt. Nach Terminverhandlungen über vordefinierte Meldungen per Email, trägt die Applikation den gewünschten Termin bei allen Teilnehmern automatisch ein. Der Erfolg solcher Systeme ist abhängig von der Disziplin der Gruppenmitglieder bei der konsequenten Eingabe aller Termine. Außerdem muss der Schutz der Privatsphäre gewährleistet sein, da diese Groupware-Applikationen sonst nicht verwendet werden. Probleme ergeben sich auch bei der Aktualisierung von Terminkalendern, d.h. kann jemand, der einen Termin vereinbaren will, sich auf diesen eintragen oder bedarf es einer Bestätigung? Je nach Person und Wichtigkeit des Anliegens können unterschiedliche Rechte durch den Nutzer zugeteilt werden. Außerdem können auch technische Probleme auftreten, wenn das System keinen gemeinsamen Termin ermitteln kann. Dabei werden dann die Daten rausgesucht, die entweder am geringsten besetzt sind oder mit den geringsten Kosten verschoben werden können. Im Allgemeinen muss das Design persönliche und soziale Faktoren berücksichtigen, damit solche Systeme genutzt werden.

Literatur

• Bate, J.; Travell, N.; Waller, A.: Groupware. Business success with computer supported cooperative working. Oxfordshire, 1994.
• Bauknecht, K.; Mühlherr, T.; Sauter, C.; Teufel, S.: Computerunterstützung für die Gruppenarbeit. Zürich, 1995.
• Dix, A.; Finlay, J.; Abowd, G.; Beale, R.: Human-Computer Interaction. Edingburg Gate (u.a.): Pearson Education Limited, 2004. S. 663-715.