Informationsmanagement

Definition Information

Im informationswissenschaftlichen Sinn steht Information für den geglückten Transfer von Wissen. Die Information ist der Prozess der Wissensvermittlung selbst. Durch sie wird das Wissen allgemein verfügbar gemacht.

Information ist kein freies oder unentgeltliches Gut, sondern wird neben den klassischen Wirtschaftsgütern Kapital, Arbeit und Boden als Ressource betrachtet. Somit besitzt sie einen gewissen Wert und Nutzen. Information kann entweder papiergebunden in Akten, Zeitschriften, Berichten und Büchern oder aber elektronisch in Datenbanksystemen oder im Internet vorliegen. Ebenso kann sie personengebunden als Wissen gespeichert sein.

Bedeutung des Informationsmanagements

Die moderne Gesellschaft ist geprägt durch die Entwicklung der neuen Medien. Bereits in den 1980er Jahren bildete sich der Begriff des Informationsmanagements, der zunächst im Sinne eines Managements der Informationstechnologien verwendet wurde, aber mittlerweile auch andere Funktionsbereiche abdeckt.

Aufgrund der globalen Wettbewerbssituation entstand ein erhöhter Bedarf an Information in den Unternehmen. Da deren Mitarbeiter immer besser ausgebildet waren, benötigten sie zur Bewältigung der ihnen anvertrauten Aufgaben spezifischere Informationen. Die Unternehmen wurden gezwungen, dem Umgang mit Informationen einen höheren Stellenwert einzuräumen. In diesem Kontext digitaler Weltvernetzung kam dem Informationsmanagement eine wachsende Bedeutung zu. Es optimiert die Handhabe der Informationen in den Unternehmen und gilt als Schlüsselfaktor erfolgreichen Wirtschaftens.

Das Informationsmanagement ist dem Wissensmanagement verwandt, zu dem sich durch einen Vergleich sowohl Unterschiede als auch Gemeinsamkeiten feststellen lassen.

Formen des Informationsmanagements

Information Resources Management

Diese Form des Informationsmanagements befasst sich mit der Nutzung und Steuerung interner und externer Informationsquellen. Es hat die Funktion, Informationen verfügbar zu machen und inner- sowie außerbetriebliche Einrichtungen mit diesen zu versorgen. Das Information Resources Management organisiert aber weder die Aufbereitung der Informationen noch deren Umsetzung in Informationssysteme.

Persönliches Informationsmanagement

Das persönliche Informationsmanagement widmet sich dem Umgang mit Informationen am Arbeitsplatz. Die Mitarbeiter der Unternehmen müssen in der Lage sein, mit den elektronisch gestützten Werkzeugen an ihrem Arbeitsplatz umzugehen und über eine ausreichende Medien- und Informationskompetenz verfügen. Weiterhin sollten sie aus der Masse verfügbarer Informationen, der Informationsflut, die für sie relevanten Informationen extrahieren. Das persönliche Informationsmanagement bezieht sich auf die individuelle Informationsverarbeitung.

Integriertes Informationsmanagement

Diese Form des Informationsmanagements stellt eine Erweiterung des Information Resources Managements dar und bildet das modernste Modell des Informationsmanagements. Es plant, überwacht und steuert die Informationsstruktur eines Unternehmens und deren Nutzung. Die Informationsaktivitäten des integrierten Informationsmanagements werden auf die strategische Unternehmensplanung abgestimmt.

Aufgaben des Informationsmanagements

Bereitstellung der Informationsinfrastruktur

Im Allgemeinen besteht die Aufgabe des Informationsmanagements darin, in einer Organisation eine geeignete Informationsinfrastruktur aufzubauen und diese zu pflegen. Sowohl organisationsinterne als auch externe Informationen müssen für die Mitglieder der Organisation oder des Unternehmens nutzbar gemacht werden. Das Informationsmanagement unterhält den Informationsfluss einer Organisation und sorgt dafür, dass die passende Information den richtigen Empfänger erreicht. Weiterhin übernimmt das Informationsmanagement die Verwaltung bereits vorhandener Informationen.

Beteiligung am Informationslebenszyklus

Das Informationsmanagement ist an allen Phasen des Informationslebenszyklus beteiligt. Es bestimmt den Informationsbedarf der Organisation und deren einzelner Mitarbeiter und kümmert sich sowohl um die Suche als auch um die Beschaffung von intern und extern gelagerten Informationen.

Außerdem bereitet das Informationsmanagement die Informationen auf, stellt also die Informationsgüter her und bietet Informationssysteme und -dienste an. Es ist verantwortlich für die Verteilung jener Informationsprodukte und -dienste an die entsprechenden Empfänger und bemüht sich darum, dass zur Verfügung stehende Informationen genutzt und verwertet werden.

Hierbei ist es Aufgabe des Informationsmanagements, Informationsbarrieren, wie beispielsweise mangelnde technische Ausstattung in Unternehmen, zu entfernen und die Mitarbeiter zur verbesserten Ausschöpfung vorhandener Informationen zu motivieren.

Aufbau der Informationslogistik

Das Informationsmanagement garantiert die optimale Bereitstellung der Informationen. Daher ist eines der Hauptprinzipien des Informationsmanagements die Informationslogistik. Deren Ziel besteht darin, die richtige Information im richtigen Umfang und in der richtigen Qualität zur richtigen Zeit mit möglichst geringem Aufwand zur richtigen Person zu leiten.

Bereitstellung und Pflege der Informationstechnologien

Das Informationsmanagement ist ebenfalls verantwortlich für den Bereich der Informationstechnologien und der betrieblichen Datenverarbeitung. Es speichert, verteilt und pflegt Daten sowie Informationen und kümmert sich um die Motivation von Mitarbeitern und Führungskräften, die informationstechnischen Systeme wie Datenbanken aktiv und effizient zu nutzen.

Ziele des Informationsmanagements

Ziel des Informationsmanagements ist es, die Ressource Information in Organisationen auszuschöpfen. Das Leistungspotential des Unternehmens soll dadurch gesteigert werden.

Quellen

• Heinrich, Lutz J. (1999): Informationsmanagement. Planung, Überwachung und Steuerung der Informationsinfrastruktur. München, Wien: R. Oldenbourg Verlag.
• Herget, Josef: Informationsmanagement. In: Kuhlen, Rainer; Seeger, Thomas; Strauch, Dietmar (Hrsg., 2004): Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. München: Saur Verlag.
• Schick, Sandra: Informations- und Wissensmanagement. In: Virtuelles Handbuch Informationswissenschaft. Online verfügbar unter: [1] (letzter Zugriff: 16.11.05)
• Luckhardt, Heinz-Dirk: Terminosaurus Rex der Informationswissenschaft, Universität des Saarlandes. Online verfügbar unter: [2] (letzter Zugriff: 16.11.05)