Elektronisches Postsystem

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Die elektronischen Postsysteme (E-Mail-Systeme) gehören zu den expliziten, asynchronen Kommunikationstechnologien und gleichzeitig zu den einfachsten, aber auch beliebtesten Groupware-Applikationen. Sie ermöglichen den gezielten Austausch von Textnachrichten zwischen den Kommunikationspartnern. Der Sendevorgang einer E-Mail folgt einem bestimmten Muster, das je nach Tool auch variieren kann: Am Anfang steht die Vorbereitung (Preparation), die das Eintippen der Nachricht am Computer umfasst. Ist die Nachricht mittels des Texteditors erstellt, gibt der Sender dem System die Anweisung, die Nachricht an den Empfänger zu verschicken (Dispatch). Die Ankunft der E-Mail auf dem Computer des Empfängers bezeichnet man als die eigentliche Zustellung (Delivery). Dieser wird über den Erhalt der Email benachrichtigt (Notification) und kann diese mittels seines E-Mail-Programmes schließlich empfangen und lesen (Receipt). Neben Funktionen, wie Senden, Lesen oder Beantworten stehen den Anwendern weitere Funktionen zur Verfügung, wie das Ordnen der ankommenden Nachrichten in bestimmte Verzeichnisse oder das Anlegen von Verteilerlisten, die die Namen von Personen enthalten, an die oft Nachrichten verschickt werden, z.B. organisatorische oder funktionale Einheiten im Unternehmen.

Vorteile:

  • Optimierung der Kommunikation innerhalb der Organisation
  • schnelles, kostengünstiges Versenden von Dokumenten und Dateien an beliebig viele Empfänger
  • keine Unterbrechung des Arbeitsflusses
  • kein Erfordernis gleichzeitiger Anwesenheit der Kommunikationspartner

Nachteile:

  • Informationsüberlastung
  • schwierig nachvollziehbarer Konversationsverlauf
  • Sicherheitsmängel bzgl.des Sendevorgangs
  • Wegfall der Faktoren der nonverbalen Kommunikation


Literatur

  • Bate, J.; Travell, N.; Waller, A.: Groupware. Business success with computer supported cooperative working. Oxfordshire, 1994.
  • Bauknecht, K.; Mühlherr, T.; Sauter, C.; Teufel, S.: Computerunterstützung für die Gruppenarbeit. Zürich, 1995.
  • Dix, A.; Finlay, J.; Abowd, G.; Beale, R.: Human-Computer Interaction. Edingburg Gate (u.a.): Pearson Education Limited, 2004. S. 663-715.