Meeting-Room

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„The collection of IT systems which support all aspects of face-to-face meetings including electronic tools such as voting and brainstorming” (Bate, S.220).

Man versteht unter einem elektronischen Meeting-Room einen Raum mit spezieller informationstechnologischer Ausstattung, der zur Unterstützung von Meetings und Steigerung deren Produktivität beitragen soll.

Der allgemeine Aufbau sieht folgender Maßen aus: Die Tische und Stühle sind u- oder c-förmig angeordnet, damit jeder Teilnehmer eine uneingeschränkte Sicht auf den an der Wand angebrachten Monitor hat. Daneben hat jeder Teilnehmer seine eigene Workstation, an der er Beiträge formulieren und über ein lokales Netzwerk auf den großen Bildschirm übertragen kann. Damit das Blickfeld durch das Equipment nicht eingeschränkt, Blickkontakt erlaubt und Face-to-Face-Kommunikation möglich wird, werden die Benutzerterminals in die Oberfläche des Tisches halb abgesenkt. Auf diese Weise können aktive Gesprächsphasen und Kommunikationsphasen über die eingesetzte Technologien flexibel abwechseln.

Zur Unterstützung des Sitzungsleiters kann bei Gruppen mit einer größeren Teilnehmerzahl oder bei Unkenntnis des verwendeten Systems ein Faciliator eingesetzt werden, der neben Erläuterungs- und Koordinationsaufgaben die Systembedienung und die Sitzungsvorbereitung managed und die Wahl der benutzten Werkzeuge übernimmt. Dabei arbeiten die Teilnehmer oft nach dem Prinzip WYSIWIS („What you see is what I see“), wobei alle Terminals als auch der gemeinsame große Monitor dasselbe Bild anzeigen. Verglichen mit einer elektronischen Tafel können alle Sitzungsteilnehmer auf den zentralen Bildschirm schreiben.

Vorteil von Meetings mit Hilfe dieser Groupware-Applikationen ist die Anonymität und damit die Entpersonifizierung der Aussagen, die die Teilnehmer zu einer größeren Teilnahme und Kreativität bewegt und Hemmungen abbaut, eigene Ideen zu teilen. Außerdem werden die Meetings kürzer und produktiver, wodurch die Zufriedenheit steigt und eine Nutzensteigerung entsteht. Weitere Vorteile sind das gleichzeitige Einbringen von Ideen, sowie die Rationalisierung von Ideenbewertung und Abstimmungsverfahren. Zu den Nachteilen gehören die hohen Kosten für die Einrichtung eines solchen Raumes oder der erforderliche Group Facilitator zur Koordination des Meetings.

Literatur

  • Bate, J.; Travell, N.; Waller, A.: Groupware. Business success with computer supported cooperative working. Oxfordshire, 1994.
  • Bauknecht, K.; Mühlherr, T.; Sauter, C.; Teufel, S.: Computerunterstützung für die Gruppenarbeit. Zürich, 1995.
  • Dix, A.; Finlay, J.; Abowd, G.; Beale, R.: Human-Computer Interaction. Edingburg Gate (u.a.): Pearson Education Limited, 2004. S. 663-715.
  • Schwabe, G.; Streitz, N.; Unland, R.: CSCW-Kompendium. Lehr- und Handbuch zum computerunterstützten kooperativen Arbeiten. Springer: Berlin, 2001.

Verwandte Begriffe

Fakten zu „Meeting-Room
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