Schweizerisches Bundesarchiv: Unterschied zwischen den Versionen

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== Digitale Archivierung ==
 
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2008 beschloss der Bundesrat die Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung in der Bundesverwaltung. Damit werden alle geschäftsrelevanten Informationen, die in Geschäftsverwaltungssystemen erzeugt, empfangen, bearbeitet und archiviert werden, auf elektronischer Basis geführt. GEVER orientiert sich dabei an den Geschäftsprozessen und ermöglicht so eine nachvollziehbare, rechtskonforme, organisations- und geschäftsübergreifende Führung der Dossiers. Das Programm unterstützt den vollständigen Lebenszyklus eines Dokuments (Bundeskanzlei 2012).
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2008 beschloss der Bundesrat die Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung in der Bundesverwaltung [http://www.bk.admin.ch/themen/04609/ (GEVER Bund)]. Damit werden alle geschäftsrelevanten Informationen, die in Geschäftsverwaltungssystemen erzeugt, empfangen, bearbeitet und archiviert werden, auf elektronischer Basis geführt. GEVER orientiert sich dabei an den Geschäftsprozessen und ermöglicht so eine nachvollziehbare, rechtskonforme, organisations- und geschäftsübergreifende Führung der Dossiers. Das Programm unterstützt den vollständigen Lebenszyklus eines Dokuments (Bundeskanzlei 2012).
  
 
Das BAR unterstützte diese Änderung sowohl strategisch wie auch operationell, indem es die technischen Voraussetzungen schaffte, die Informationen aus den Fachanwendungen und Datenbanken ohne Medienbruch ins Bundesarchiv zu übernehmen. Parallel dazu überprüfte das BAR die bestehenden [[Dokumentationssprache|Ordnungssysteme]], einerseits auf rechtliche Aspekte der Archivierung und andererseits auf ihre Eignung für GEVER (BAR 2014e).
 
Das BAR unterstützte diese Änderung sowohl strategisch wie auch operationell, indem es die technischen Voraussetzungen schaffte, die Informationen aus den Fachanwendungen und Datenbanken ohne Medienbruch ins Bundesarchiv zu übernehmen. Parallel dazu überprüfte das BAR die bestehenden [[Dokumentationssprache|Ordnungssysteme]], einerseits auf rechtliche Aspekte der Archivierung und andererseits auf ihre Eignung für GEVER (BAR 2014e).

Version vom 9. Januar 2015, 11:27 Uhr

Das Schweizerische Bundesarchiv

"Das Schweizerische Bundesarchiv (BAR) ist „das Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum des Bundes für nachhaltiges Informationsmanagement. Es bewertet, sichert, erschliesst und vermittelt archivwürdige Unterlagen der Schweizerischen Eidgenossenschaft.“ (BAR 2014d)


Geschichte

Das Zentralarchiv der Helvetischen Republik wurde am 18. Dezember 1798 gegründet und hatte seinen ersten Sitz in Aarau, später in Luzern und schliesslich in Bern. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden Unterlagen insbesondere in Zürich, Bern und Luzern aufbewahrt. Die Unterlagen der Tagsatzungen (politische Versammlung der eidgenössischen Orte) bewahrten die Kanzleien der Tagungsorte auf. Das Zentralarchiv umfasste am Ende der Helvetischen Republik an die 30-40 Wagenladungen, d.h. 4‘200 Bestände (Historisches Lexikon der Schweiz 2014).

Die Archive der Tagsatzungen befanden sich während der Mediationin den einzelnen Kantonen. Das Zentralarchiv bewahrte in erster Linie Abschriften der Entscheide aus den Tagsatzungen, Unterlagen der Landammanne (Senatsvorsitzender und Präsident der Helvetischen Republik während der Mediationszeit), der Aussenpolitik, des Militärs und des Finanzwesens auf. In dieser Zeit waren die Unterlagen nur eidgenössischen und kantonalen Behörden zugänglich. Erst mit der Verordnung von 1852 hatte auch die Forschung Zugang zu den Beständen (Historisches Lexikon der Schweiz 2014).

Am 26. Juni 1998 wurde das Bundesgesetz über die Archivierung (BGA) verabschiedet und trat am 1. Oktober 1990 in Kraft. Darin wird festgehalten, dass die Unterlagen der Eidgenossenschaft nach einer Schutzfrist von 30 Jahren und schützenswerte Personendaten nach 50 Jahren für die Öffentlichkeit zugänglich sind. Seit dem Inkrafttreten des BGA sind die Bundesverwaltungen verpflichtet, ihre Unterlagen dem Bundesarchiv anzubieten, vorausgesetzt sie sind nicht selbst für die Archivierung zuständig (Historisches Lexikon der Schweiz 2014).

Auftrag

Das BAR hat den Auftrag archivwürdige Unterlagen, die von juristischer oder administrativer Wichtigkeit sind oder über einen grossen Informationswert verfügen (BGA Art. 3, Abs. 3), über die Schweizerische Eidgenossenschaft zu bewerten, sichern, erschliessen und zu vermitteln. Dadurch wird die „Entstehung und Entwicklung des Rechtsstaates“ dokumentiert, macht „staatliches Handeln nachvollziehbar“ und leistet einen „entscheidenden Beitrag zur Rechtsstaatlichkeit“ (BAR 2014a).

Die rechtlichen Grundlagen für den Auftrag des BAR sind im Bundesgesetz über die Archivierung festgehalten. So schreibt das BGA unter anderem vor, welche Behörden ihre Unterlagen an das BAR abliefern müssen (BGA Art. 1), definiert die Zuständigkeiten für die Archivierung (BGA Art. 4) und im Abschnitt 3 ist die Zugänglichkeit des Archivgut geregelt (Die Bundesbehörden 2014).

Aus dem Auftrag hat das BAR für die Jahre 2011 – 2015 folgende Strategie abgeleitet (BAR 2014h):

  • Digitale Archivierung: Die vorhandene technische Infrastruktur für die digitale Archivierung wird genutzt. Die Plattform wird stetig weiterentwickelt und den Bedürfnissen der involvierten Stellen angepasst.
  • Analoge Archivierung: Analoge Unterlagen werden entgegengenommen, bewertet, aufbereitet, übernommen und zugänglich gemacht. Parallel dazu laufen die notwendigen Vorbereitungen, damit ab 2011 nur noch analoge Unterlagen entgegengenommen werden, die aus rechtlichen Gründen in Papierform zu archivieren sind.
  • Integriertes Informationsmanagement: Das BAR bietet den Bundesstellen Unterstützung bei der Erstellung von Ordnungssystemen, Organisationsvorschriften, der prospektiven Bewertung und bei der Einführung und dem Betrieb von GEVER (Geschäftsverwaltung).
  • Integriertes Nutzungsangebot: Mit dem Ausbau der digitalen Archivierung soll ein umfassendes Online-Nutzungsangebot aufgebaut werden.

Organisation

Das BAR ist dem Eidgenössischen Departement des Innern unterstellt (EDI 2014) und befindet sich in Bern in der Archivstrasse. Aufgeteilt ist das Archiv in fünf Ressorts und Abteilungen (BAR 2014f):

  • Abteilung Informationsüberlieferung – ist für die Bundesverwaltungen und die Öffentlichkeit die Ansprechstelle in Bezug auf Informationsmanagement und Archivierung. Die Abteilung ist in zwei Dienste aufgeteilt: Bewertung und Informationsverwaltung sowie Sicherung und Archivlösungen.
  • Abteilung Informationszugang – ist zuständig für den Zugang zu den Beständen. Weiter ist sie zuständig für die Aufbewahrung, Reproduktion und Digitalisierung von Unterlagen. Die Abteilung ist in drei Dienste aufgeteilt: Benutzung, Informationsangebote und historische Analysen.
  • Ressort Informationstechnik – ist zuständig für die gesamte technische Infrastruktur.
  • Ressort Personal – ist zuständig für alle personalrelevanten Angelegenheiten.
  • Ressort Stab – unterstützt den Direktor und die anderen Ressorts und Abteilungen in ihren Aufgaben. Ist Ansprechstelle für alles Rechtliche, Controlling, Kommunikation, etc.

Zahlen und Fakten

Gemäss dem BGA bewahrt das BAR Unterlagen aus der Bundesverwaltung und den politischen Organen des Bundesstaates auf, wobei die ältesten Unterlagen aus dem Jahre 1798 stammen (BAR 2014b). Die Bestände sind folgendermassen aufgeteilt:

  • Hauptabteilung B: Zentralarchiv der Helvetischen Republik (1798-1803)
  • Hauptabteilung C: Archiv der Mediationszeit 1803-1813
  • Hauptabteilung D: Archiv der Tagsatzungsperiode 1814-1848
  • Hauptabteilung E: Archiv des Bundesstaats seit 1848
  • Hauptabteilung J: Depositen und Schenkungen (Private Archive und Nachlässe)
  • Hauptabteilung K: Urkunden
  • Hauptabteilung M: Sammlungsgut
  • Hauptabteilung P: Abschriften

Der Gesamtbestand umfasste 2013 über 59‘000 Laufmeter an konventionellen Unterlagen und 16 Terabytes an digitalen Unterlagen. Es wurden knapp 26‘000 Unterlagen konsultiert, davon an die 3‘500 von Verwaltungsstellen (BAR 2014i).

Zugang zu den Beständen ermöglicht die Datenbank „Swiss Archives“. Zur Verfügung steht eine Volltextsuche, Feldsuche und die Suche über den Archivplan. Ebenfalls online steht der Bestand der Abteilung „Beständeübersicht zum Bundesstaat ab 1884“ bereit. Die Rubrik „Inventare“ ermöglicht eine Übersicht über die Bestände zu einzelnen Themen und über die Plattform „ Amtsdruckschriften“ kann Einsicht in verschiedene amtliche Publikationen wie bspw. Protokolle, Bulletins, etc. genommen werden (BAR 2014g).

Zugriff auf die Unterlagen ist vor Ort in den Lesesälen möglich. Je nach Dokument kann eine gebührenpflichtige Kopie bestellt werden. Bestellungen können entweder direkt über die Datenbank „Swiss Archives“ getätigt werden (nur registrierte Nutzer), über das Bestellformular auf der Webseite oder in den Lesesälen (BAR 2014c).

Digitale Archivierung

2008 beschloss der Bundesrat die Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung in der Bundesverwaltung (GEVER Bund). Damit werden alle geschäftsrelevanten Informationen, die in Geschäftsverwaltungssystemen erzeugt, empfangen, bearbeitet und archiviert werden, auf elektronischer Basis geführt. GEVER orientiert sich dabei an den Geschäftsprozessen und ermöglicht so eine nachvollziehbare, rechtskonforme, organisations- und geschäftsübergreifende Führung der Dossiers. Das Programm unterstützt den vollständigen Lebenszyklus eines Dokuments (Bundeskanzlei 2012).

Das BAR unterstützte diese Änderung sowohl strategisch wie auch operationell, indem es die technischen Voraussetzungen schaffte, die Informationen aus den Fachanwendungen und Datenbanken ohne Medienbruch ins Bundesarchiv zu übernehmen. Parallel dazu überprüfte das BAR die bestehenden Ordnungssysteme, einerseits auf rechtliche Aspekte der Archivierung und andererseits auf ihre Eignung für GEVER (BAR 2014e).

Mit Einführung von GEVER musste im BAR die notwendige technische wie organisatorische Infrastruktur zur Archivierung von digitalen Daten bereitstehen. Dazu wurde ein umfassender und standardisierter Archivierungsprozess definiert der auf dem OAIS (Open Archival Information System)-Referenzmodell basiert. Dieses Modell stellt ein „digitales Langzeitarchiv als eine Organisation, in dem Menschen und Systeme mit der Aufgabenstellung zusammenwirken, digitale Informationen dauerhaft über einen langen Zeitraum zu erhalten und einer definierten Nutzerschaft verfügbar zu machen.“ dar (Neuroth et al. 2010, S. 78).

Als Erhaltungsstrategie hat sich das BAR für das Migrationsprinzip entschieden. D.h. die Daten werden sobald notwendig in ein neues und archivtaugliches Format neu abgespeichert. Dabei bleiben die originalen Trägermedien nicht erhalten (BAR 2009, S. 12-14). Um die Komplexität der Archivierung zu reduzieren, hat das BAR klare Anforderungen an das Archivgut definiert. Die Art der akzeptierten Unterlagen wurde kategorisiert und die Anzahl der Dateiformate eingeschränkt (BAR 2009, S. 19-21).

Quellen

Weblinks

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