Groupware

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Die Arbeitswelt unterliegt ständigen Veränderungen in Bezug auf die verwendeten Informations- und Kommunikationstechnologien oder auf soziale Aspekte, die sich im steigenden Bildungsniveau und dem Streben nach Individualisierung zeigen. Auch Veränderungen des Marktes durch Globalisierung und weltweiten Wettbewerb wirken sich auf die Strukturen und Strategien der Organisation aus. Viele Aufgaben werden heutzutage durch PCs erledigt und ein Großteil der Arbeit ist mit kommunikativen Tätigkeiten verbunden. Daher kommt den Groupware-Technologien im Unternehmen eine wichtige Rolle zu, da durch sie die Kommunikation der Mitarbeiter verbessert und optimiert und die Teams bei ihrer Arbeit unterstützt werden können.

Definition

Der Begriff "Groupware", der sich aus den beiden Wörtern "group" und "software" zusammensetzt, ist ein Teilbereich des CSCW ("Computer Supported Cooperative Work"). „Groupware is a term for applications written to support the collaboration of several users“ (Dix, S. 663). Groupware-Technologien als Software bzw. spezifische Hardware unterstützen Teams und Organisationen bei der direkten Kommunikation, der Kooperation und beim effektivem Informationsaustausch. Der Einsatz dieser Techniken ermöglicht es, die Barrieren von Raum und Zeit zu überbrücken. Da jeder Benutzer ein solches System nach seinen individuellen Anforderungen und Bedürfnissen verwendet, muss Groupware flexibel und anpassbar sein. In der Praxis gibt es bisher keine einheitliche Definition des Begriffes „Groupware“.

Klassifikation

Time/Space-Matrix

Die bekannteste Groupware-Klassifikation ist die Time/Space-Matrix, die Groupware-Technologien nach Ort und Zeit der Ausführung der kooperativen Arbeit klassifiziert. Mit Blick auf die beteiligten Personen wird analysiert, ob diese gleichzeitig arbeiten und/oder sich am selben Ort befinden oder nicht. Die Space-Achse (geographische Dimension) wird demnach unterteilt „co-located“ für gleicher Arbeitsort und „remote“ für räumlich getrennte Arbeitsgruppen. Während früher viele Systeme dazu dienten, räumliche Barrieren zu überbrücken, werden heutzutage viele Systeme zur Unterstützung der Kommunikation von Personen, die sich an einem Ort befinden, hergestellt. Im Bereich der Zeitachse unterscheidet man synchrone Groupware-Applikationen für gleichzeitiges Arbeiten und asynchrone bei unterschiedlichen Arbeitszeitpunkten. Diese Begriffe sind in der CSCW-Literatur gebräuchlich.

Funktionale Klassifikation

Bei dieser Art der Klassifikation werden die Groupware-Systeme nach der Funktion, die sie primär unterstützen, klassifiziert.Demnach unterscheidet Alan Dix in

• Computer-Mediated Kommunikation
• Meeting and Decision Support Systems
• Shared Applications and Artifacts

Groupware-Technolgien

Gemäß der funktionalen Klassifikation werden die Groupware-Systeme den drei Bereichen zugeordnet.

Zu der computervermittelten Kommunikation, die direkte Kommunikationsvorgänge bei der Zusammenarbeit räumlich und/oder zeitlich verteilter Gruppen ermöglicht gehören:

• Elektronische Postsysteme (Email-Systeme)
• Strukturierte Nachrichtensysteme
• Bulletin Board-Systeme
• Konferenzsysteme (Electronic Conferencing)
• Instant Messaging-Systeme

Die Meeting and Decision Support Systems umfassen Systeme, die zur Unterstützung und damit zur Erhöhung der Effektivität von Entscheidungsprozessen und der verbesserten Kooperation innerhalb eines Teams bei der Lösung bestimmter Aufgaben beitragen. Systeme, bei denen die Erzeugung und Aufzeichnung von Ideen und Entscheidungen zur Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses der auszuführenden Aufgabe im Vordergrund steht, sind:

• Argumentations-Tools
• Elektronische Meeting-Rooms
• Gemeinsam genutzte Arbeitsoberflächen
  
  

Den dritten Bereich bilden die Shared Applications und Artifacts, bei denen der Schwerpunkt der Zusammenarbeit auf dem Arbeitsbereich und damit auf den Dokumenten und der eingesetzten Informationstechnik selbst liegt. Zu diesen zählen:

• Gemeinsam genutzte PCs und Fenstersysteme
• Gemeinsam genutzte Editoren (Gruppeneditoren)
• Ko-Autoren-Systeme
• Planungssysteme(Terminverwaltungs- und Vereinbarungssysteme)

Umgebung von Groupware

Gemeinsame Informationsräume

Gemeinsam genutzte Informationsräume erlauben den Mitgliedern einer Gruppe einen synchronen als auch asynchronen Zugriff auf dieselben Daten und Arbeitsmittel. Diese Systeme “provide support for total information sharing by allowing the members of a group unlimited access to shared information” (Bate, S.223). Damit die Nutzung reibungslos funktioniert müssen spezielle Mechanismen der Zugriffskoordination und Strukturierung eingesetzt werden. Es muss geregelt werden, wer (Floor Control) auf was (Access Control) zugreifen darf. Zu den Groupware-Technologien, die die Idee des gemeinsamen Informationsraumes umsetzen, gehören Bulletin Boards, verteilte Hypertextsysteme und spezielle Datenbanken und -verzeichnisse. Gemeinsam genutzte Informationen können sich bzgl. ihrer Grnaularität unterscheiden, d.h. in Bezug auf die Größe der Dokumentteile, die synchron bearbeitet werden können. Ebenfalls können Groupware-Systeme hinsichtlich der Häufigkeit der Aktualisierung von Veränderungen Unterschiede aufweisen. Während manche im Sekundenrhythmus die Dateien aktualisieren, gibt es auch Systeme, die erst nach Abschluss des Bearbeitungsvorganges die Änderungen anzeigen. Der Grad bei der gemeinsamen Nutzung weist von System zu System unterschiedliche Formen auf: Die Beteiligten können nach dem WYSIWIS-Prinzip arbeiten, bei dem alle dasselbe Bild auf ihrem Bildschirm sehen, oder ganz unterschiedliche Teile eines Dokumentes bearbeiten. Da Erfahrungen gezeigt haben, dass die strenge Durchführung des WYSIWIS-Prinzip die Flexibilität bei der Zusammenarbeit abbauen kann, kommt das Konzept „Relaxed WYSIWIS“ zum Einsatz, dass sowohl fest gekoppelte Sichten, als unabhängiges Betrachten als lose Sicht ermöglicht. Zudem bestimmen die Objekttypen die Möglichkeiten ihrer Bearbeitung und Nutzung.

Awareness

Groupware-Technologien können die Zusammenarbeit und die Aktivitäten innerhalb eines Teams koordinieren, indem sie Informationen über die Anwesenheit und das Verhalten der anderen Benutzer bereitstellen (=Awareness). Die Teilnehmer wissen Bescheid über die aktuellen und vergangenen Tätigkeiten der anderen Kollegen. Zu diesem Bereich werden auch Teamtopology Tools gezählt, die Informationen über die Gruppenmitglieder und die Gruppe selbst enthalten, wie bestehende Gruppenrollen oder Vorgänge. Man unterscheidet verschiedene Arten von Awareness: Zum einen das Bewusstsein über die Anwesenheit von Personen, d.h. befindet sich jemand am Schreibtisch, im Firmengebäude oder ist er direkt verfügbar? Diese Informationen werden beim Instant Messaging beispielsweise über die Buddylisten oder Statusanzeigen bereitgestellt, in denen man sehen kann, ob jemand online, verfügbar, beschäftigt oder abwesend ist. Auf der anderen Seite sollen die Teilnehmer auch Awarenessangaben über die gemeinsam genutzten Objekte erhalten, d.h. nach Veränderungen oder Updates werden die Teilnehmer benachrichtigt oder es werden Hinweise bereitgestellt, welcher Dokumentteil gerade bearbeitet wird. Die Transparenz der Benutzeraktivitäten kann auch durch einen Ereignisdienst erfolgen, der über Zugriffe anderer Mitarbeiter auf die Arbeitsmaterialien informiert.

Implementierung

Allgemeine Hinweise

Bei der Implementierung von Groupware-Technologien sollte man sich um die Realisierung bestimmter Faktoren, wie Anpassungsfähigkeit des Systems, gruppenweite Kommunikations-möglichkeiten (Konnektivität) oder das Vorhandensein von Kontroll- und Koordinations-mechanismen innerhalb einer Gruppe zur Erreichung gemeinsamer Ziele, bemühen. Es darf nicht vergessen werden, dass es sich bei Groupware nicht nur um eine Technologie handelt, sondern auch die sozialen Interaktions- und Teambildungsprozesse bei der Implementierung eine wichtige Rolle spielen. Daher muss einem immer die Frage vor Augen bleiben, wie Gruppenprozesse durch den Einsatz von Groupware-Technologien unterstützt werden können. Wie bereits erwähnt, müssen die späteren Nutzer und auch andere Stakeholder in den Designprozess von Anfang an miteinbezogen werden. Die Technologien sollten ihren Fähigkeiten, Kenntnissen und ihrer aktuellen Situation entsprechen und auch ihrer Einstellung gerecht werden. Die Einführung einer Groupware-Technologie sollte vorsichtig in einem langen Einführungsprozess erfolgen, d.h. angemessenes Projektmanagement, Test eines Pilotsystems und vor allem intensive Information der zukünftigen Nutzer. Da trotz vorsichtiger Vorbereitungen unvorhersehbare Situationen eintreten können, müssen Optionen für neue Arbeitsweisen mit Groupware offen gehalten werden, da dies kreative und innovative Prozesse fördern könnte. Außerdem spielt der Faktor Sicherheit eine wichtige Rolle, da diese Systeme nur genutzt werden, wenn sie ein gewisses Maß an Zuverlässigkeit und Schutz gegenüber dem Zugriff unbefugter Personen bieten. Die Sicherheitsfunktionen sollen die Fehler und die Arbeitsweise eines Benutzers nachvollziehbar machen, was die Leistungsfähigkeit einer Gruppe positiv beeinflussen kann.

Groupware-Architekturen

Man unterscheidet im Bereich der Groupware-Architekturen zwei Hauptformen:

1) Zentralisierte oder Client-Server-Architektur
Bei vollständig zentralisierten Architekturen befindet sich die Anwendung auf einem zentralen Server, der die Daten der Applikation verwaltet, und nur die Ein- und Ausgabeprozesse finden auf den Anwenderrechnern, zwischen denen die Kommunikation abläuft, statt. Auf der Workstation der Teilnehmer läuft währenddessen ein Minimalprogramm (Client) zur Verwaltung des Screens und Entgegennahme der Eingaben. Der Vorteil dieser Variante besteht in der einfachen Implementierbarkeit, da die Anwendung in einem Prozess abläuft. Der Nachteil ist, dass nur ein Benutzer mit der Anwendung interagieren kann und keine gekoppelten Sichten möglich sind. Es besteht ein relativ großer Kommunikationsaufwand und es wird eine hohe Netzwerkbandbreite benötigt. Außerdem ist das Antwortverhaltens der Benutzungsschnittstelle von der Qualität der Netzwerkverbindung zwischen Client und Server abhängig.

2) Replizierte Architektur
Bei dieser Variante existiert eine vollständige Kopie der Anwendung auf jedem Anwenderrechner. Zum Konsistenthalten und Aktualisieren der Daten, interagieren diese Kopien miteinander. Ziel ist es die Vorteile einer verteilten Architektur zu sichern, aber gleichzeitig eine zentrale Applikation zu simulieren. Durch die Unabhängigkeit der Instanzen untereinander erhält das ganze System eine größere Robustheit gegenüber dem Ausfall einzelner Komponenten. Auf der anderen Seite führt das Fehlen einer zentralen Komponente zu Problemen bzgl. Nachzüglern, da die neue Applikation auf den Zustand der anderen Anwendungen eingestellt werden muss. Ebenfalls ist die Implementierung und das Konsistenthalten der Daten schwieriger als bei den zentralisierten Architekturen.

Der Trend geht im Allgemeinen von einfachen zu komplexen Lösungen. Während früher die Systeme meist vollständig zentralisiert oder repliziert waren, gibt es heute zunehmend Mischformen.

Fazit

Durch den Einsatz von Groupware-Technologien können im Unternehmen Vorteile realisiert werden. Neben den erzielbaren Wettbewerbsvorteilen durch verbesserten Kundenservice, höhere Produktivität oder schnelleren Einführungsprozess von Produkten, wirkt sich Groupware auch positiv im strategischen und ökonomischen Bereich aus: durch höhere Schnelligkeit der Entwicklungsprozesse kann die Kundenzufriedenheit gesteigert werden, was das Unternehmensimage verbessern kann. Weitere Vorteile in diesem Bereich sind ein erhöhter Informationszugang und damit verbunden ein rascheres Reagieren auf Umweltveränderungen, verbesserte Kommunikation und höhere Anteilnahme an Entscheidungen bei größerer individueller Verantwortung. Auf diese Weise wird die Qualität der Entscheidungen steigen und die Produktionszyklen werden sich verkürzen. Außerdem können durch das elektronische Speichern von Daten Lagerplätze entfallen und dadurch Kosten eingespart werden. Neben Arbeitskosten werden natürlich auch die Reisekosten reduziert. Da Groupware die Barrieren von Zeit und Raum überbrücken kann, wird die räumliche Trennung von Mitarbeitern kein Hindernis für die Zusammenarbeit mehr sein. „Human judgement can never be fully replaced by technology. Instead, the technology will free us to do what only we can do. Groupware can support or hinder shared prupose, an atmosphare of trust and effective team working“ (Johnsen-Lenz, 1992. Entnommen aus: Bate, S.49).

Literatur

• Andriessen, E.: Working with groupware. Understanding and Evaluating Collaboration Technology. London, 2003.
• Argyris, C.; Schön, A.: Die lernende Organisation. Grundlagen, Methode, Praxis. Stuttgart, 2006.
• Bate, J.; Travell, N.; Waller, A.: Groupware. Business success with computer supported cooperative working. Oxfordshire, 1994.
• Bauknecht, K.; Mühlherr, T.; Sauter, C.; Teufel, S.: Computerunterstützung für die Gruppenarbeit. Zürich, 1995.
• Dix, A.; Finlay, J.; Abowd, G.; Beale, R.: Human-Computer Interaction. Edingburg Gate (u.a.): Pearson Education Limited, 2004. S. 663-715.
• Hettinga, M.: Understanding evolutionary use of Groupware. Enschede, 2002.
• Nohr, H.: CSCW. In: Kuhlen, Rainer; Seeger, Thomas; Strauch, Dietmar (Hrsg.) Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. (5.Aufl.) K.G. Saur: München, 2004. S.453-460.
• Schwabe, G.; Streitz, N.; Unland, R.: CSCW-Kompendium. Lehr- und Handbuch zum computerunterstützten kooperativen Arbeiten. Springer: Berlin, 2001.

Links

• Groupware Competence Center. Online unter : http://gcc.upb.de/

• Groupware-Online. Online verfügbar unter: http://www.groupware-online.de/

• Terminosaurus Rex der Informationswissenschaft: CSCW. Online unter: http://server02.is.uni-sb.de/trex/index.php?query=CSCW&id=2.2.5.3.1.1.&suche=Y